Обработка персональных данных
политика в отношении обработки персональных данных
ПОЛОЖЕНИЕ
о политике в отношении обработки
персональных данных в процессе трудовой деятельности
и при осуществлении административных процедур государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека»
1. Государственное учреждение «Минская районная центральная библиотека» (далее Организация) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (далее – Политика) является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99‑З ”О защите персональных данных“ (далее – Закон).
Политика разъясняет пользователям, работникам Организации, как и для каких целей, их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Юридический адрес Организации: 223070, Минский район, аг. Михановичи, ул. Школьная, 23; адрес в сети Интернет: minskaya-rcb.by.
2. В процессе трудовой деятельности Организация осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:
|
Цели обработки персональных данных |
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовые основание обработки персональных данных |
Срок хранения персональных данных |
|
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Работники, члены их семей |
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
75 лет |
|
Ведение трудовых книжек |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ |
-//-
|
Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет |
|
Ведение телефонного справочника |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, номер служебного телефона |
-//-
|
1 месяц после увольнения |
|
Ведение корпоративной сети, системы учета документооборота |
Работники, иные лица, сведения о которых содержатся в указанных информационных ресурсах |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника; персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки
|
В отношении работников обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона); в отношении иных лиц – в зависимости от цели обработки персональных данных |
Персональные данные работников – 1 месяц после увольнения; персональные данные иных лиц – в зависимости от цели обработки |
|
Ведение учета фактически отработанного времени |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона)
|
3 года |
|
Командирование |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки |
-//-
|
3 года; при служебных командировках за границу – 10 лет |
|
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
-//-
|
3 года |
|
Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации. |
-//-
|
В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ |
|
Предоставление трудовых и социальных отпусков |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей) |
-//- |
Графики трудовых отпусков – 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков – З года; по социальным отпускам – 75 лет |
|
Аттестация |
Работники |
В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 |
-//- |
Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет; аттестационные листы, характеристики – в течение срока хранения личного дела работника |
|
Формирование и ведение резерва кадров |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона
|
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
1 год |
|
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку
|
Работники |
Паспортные данные, сведения о занимаемой должности |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Участие в реализации образовательных программ дополнительного образования |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, возможна видеозапись |
-//- |
3 года |
|
Изменение, прекращение трудового договора |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки, иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора
|
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
75 лет |
|
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в Организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Ведение воинского учета |
Работники – военнообязанные, члены их семей |
В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“ |
-//- |
5 лет |
|
Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий |
Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей
|
В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь |
-//- |
1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий |
|
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц |
Работники |
В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета
|
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Оформление необходимых для назначения пенсии документов |
Работники |
В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“
|
-//- |
До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
|
Расследование несчастных случаев на производстве |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ |
-//- |
10 лет |
|
Оказание библиотечно-библиографических услуг пользователям, юридическим лицам |
Пользователи, юридические лица |
В соответствии с Правилами пользования библиотеками, Кодексом Республики Беларусь о культуре |
Обработка персональных данных предусмотрена Правилами пользования и Кодексом Республики Беларусь о культуре |
5 лет (при прекращении пользования услугами библиотеки) |
3. Обработка персональных данных пользователей, работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
4. Предоставление персональных данных пользователей, работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательными актами.
5. Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется исключительно для целей направления в служебную командировку за границу.
6. При осуществлении административных процедур Организация осуществляет обработку следующих персональных данных:
|
Цели обработки персональных данных |
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовые основание обработки персональных данных |
Срок хранения персональных данных |
|
Осуществление административных процедур |
Работники, в том числе бывшие работники |
В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 |
Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона)
|
В зависимости от административной процедуры в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь“ |
- Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
- Субъекты персональных данных имеют право:
8.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством;
8.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей:
место нахождения Организации;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица;
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством;
8.3. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
8.4. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
8.5. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
8.6. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в суд в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством.
- Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
- За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, в том числе направив сообщение на электронный адреc.
Политика в отношении обработки cookie
1.Куки (англ. cookies) являются текстовым файлами, сохраненными на компьютере (мобильном устройстве) пользователя интернет-сайтов государственного учреждения "Минская районная центральная библиотека" (далее - Сайт, Сайты) при их посещении для отражения совершенных действий. Эти файлы позволяют не вводить заново или выбирать те же параметры при повторном посещении Сайта, например, выбор языковой версии.
Целью обработки куки является обеспечение удобства пользователей Сайтов и повышение качества их функционирования.
2. На Сайтах обрабатываются следующие типы куки:
- необходимые (технические) - нужны для функционирования корректной работы сайта;
- функциональные - позволяют обеспечить индивидуальный опыт использования сайта и устанавливаются в ответ на действия субъекта персональных данных;
- статистические (аналитические) - позволяют хранить историю посещений страниц сайта в целях повышения качества его функционирования, чтобы определить наиболее и наименее популярные страницы.
3. Обрабатываемые на Сайтах куки и сроки их хранения:
|
Тип куков |
Файл куки / Сервис |
Назначение |
Срок хранения |
|
необходимые |
__Secure-SessionId |
Этот файл куки сохраняет данные сеанса на время посещения веб-сайта пользователем для обеспечения корректной работы сайта |
на время пользования сайтом (сессия) |
|
необходимые |
Poll |
Этот файл куки сохраняет факт участия в опросе для предотвращения повторного участия в одном и том же опросе |
не более года |
|
функциональные |
Google Translate* |
Данный сервис устанавливает куки файлы для обеспечения сохранения выбора языка при переключении между страницами сайта и идентификации пользователя в сервисах Google |
часть на время пользования сайтом, а остальные - не более года |
|
функциональные |
Яндекс.Переводчик* |
Данный сервис устанавливает куки файлы для обеспечения сохранения выбора языка при переключении между страницами сайта и идентификации пользователя в сервисах Яндекса |
часть на время пользования сайтом, а остальные - не более года |
|
функциональные |
Яндекс.Поиск* |
Данный сервис устанавливает куки файлы для обеспечения работы поиска по сайту и идентификации пользователя в сервисах Яндекса. |
часть на время пользования сайтом, а остальные - не более года |
|
статистические |
Яндекс.Метрика* |
Данный сервис устанавливает куки файлы для сбора информации о поведении пользователей на сайте и идентификации пользователя в сервисах Яндекса. |
часть на время пользования сайтом, а остальные - не более 2х лет |
* - Названия и количество куков-файлов определяется данными сервисами самостоятельно и могут изменяться.
4. В рамках обеспечения полноценного функционирования Сайта и повышения качества его работы к обработке куков-файлов могут допускаться следующие сторонние организации:
Google Inc. (юридический адрес: 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, США) с целью обеспечения сохранения выбора языка при переключении между страницами сайта Сайта и идентификации пользователя в сервисах Google;
ООО «Яндекс» (юридический адрес: Российская Федерация, 119021, г. Москва, ул. Л. Толстого, 16) с целями:
- обеспечения сохранения выбора языка при переключении между страницами сайта Сайта и идентификации пользователя в сервисах Яндекса;
- обеспечения работы поиска по Сайту и идентификации пользователя в сервисах Яндекса;
- сбора информации о поведении пользователей на Сайте и идентификации пользователя в сервисах Яндекса.
Указанным организациям на основании согласия пользователя Сайта может осуществляется трансграничная передача информации, собранной при помощи куков-файлов.
При этом Google Inc. имеет юридический адрес в государстве США, на территории которого не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных. Перечень иностранных государств, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, определяется Национальным центром защиты персональных данных.
5. Пользователи могут принять или отклонить все обрабатываемые на Сайтах куки, кроме необходимых.
Отключение функциональных куки может привести к ограничению пользователя в доступе к определенным функциональным возможностям Сайта.
Отключение статистических куки не позволяет определять предпочтения пользователей Сайта, в том числе наиболее и наименее популярные страницы и принимать меры по совершенствованию работы Сайта исходя из предпочтений пользователей.
6. Сайт сохраняет выбор пользователя о настройках куков-файлов в течение 1 (одного) года. По окончании этого периода Сайт вновь запросит у пользователя Сайта сделать выбор настроек куков-файлов.
Вместе с тем пользователи вправе изменить свой выбор настроек куки (в том числе отозвать согласие) в любое время в интерфейсе Сайта путем нажатия кнопки "Настройка обработки cookie" размещенную в нижнем левом углу сайта.
7. Помимо настроек куки на Сайте субъекты персональных данных могут принять или отклонить сбор всех или некоторых куки в настройках своего браузера.
При этом некоторые браузеры позволяют посещать интернет-сайты в режиме ”инкогнито“, чтобы ограничить хранимый на компьютере объем информации и автоматически удалять сессионные куки. Кроме того, субъект персональных данных может удалить ранее сохраненные куки, выбрав соответствующую опцию в истории браузера.
Политика видеонаблюдения
Политика видеонаблюдения
- Положение разработано в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99‑З «О защите персональных данных» (далее – Закон) с целью разъяснения субъектам персональных данных целей обработки их изображений, попавших на камеры видеонаблюдения в государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека» и отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации. 2. В государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека» видеонаблюдение осуществляется в соответствии с:
- пунктом 3 и подпунктом 5.2 пункта 5 Указа от 28.11.2013 № 527 «О вопросах создания и применения системы видеонаблюдения в интересах обеспечения общественного порядка»;
- постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2013 № 1164 «О критериях отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности»;
- положением о применении систем безопасности и телевизионных систем видеонаблюдения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11.12.2012 № 1135;
- пунктом 2 абзаца 1 статьи 55 Трудового Кодекса;
- абзацем 18 статьи 6 Закона о защите персональных данных от 07.05.2021 №99-З;
- Законом Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-3 «Об информации, информатизации и защите информации».
- Видеонаблюдение ведется круглосуточно и непрерывно при помощи камер открытого видеонаблюдения.
- В государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека» видеонаблюдение используется для:
- фиксации дисциплинарного проступка, административного правонарушения, уголовного преступления;
- осуществления контроля соблюдения исполнительской и трудовой дисциплины работниками;
- обеспечение безопасности работников, читателей и посетителей;
- обеспечение сохранности имущества государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека»;
- защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных
- В государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека» видеонаблюдение не используется для:
- учета фактически отработанного работниками рабочего времени;
- уникальной идентификации лиц, изображенных на видеозаписи.
- Камеры видеонаблюдения установлены в следующих зонах:
- над центральными входами государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека» и Гатовской сельской библиотеки-клуба.
- О ведении видеонаблюдения информируют специальные информационные таблички, размещенные на входах в зоны и в самих зонах видеонаблюдения.
- Срок хранения видеозаписей составляет 40 дней, по истечении которого происходит их автоматическое удаление (перезапись).
Если получена информация о возможной фиксации камерами видеонаблюдения ситуации, имеющей признаки совершения дисциплинарного проступка, административного правонарушения, уголовного преступления для таких видеозаписей срок хранения может быть продлен на период проведения соответствующих проверок, мероприятий.
- Доступ к записям камер видеонаблюдения имеют:
- директор;
- заместитель директора;
- заведующие отделениями, в которых оно ведется;
- сотрудники, ответственные за техническое обслуживание системы видеонаблюдения в соответствии с должностной инструкцией.
Просмотр записей камер видеонаблюдения лицами, не указанными в части первой пункта 9 настоящего Положения, допускается только с письменного разрешения директора.
- Видеозаписи используются в качестве доказательства совершения работником дисциплинарного проступка в порядке, установленном Правилами внутреннего трудового распорядка.
- Видеозаписи являются информацией ограниченного распространения и не могут быть использованы работниками в личных и иных целях, не связанных с профессиональной деятельностью, не подлежат изменению, использованию, распространению и предоставлению третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных законодательными актами.
Предоставление правоохранительным органам, государственным органам и иным государственным организациям Республики Беларусь информации, зафиксированной системой видеонаблюдения, осуществляется на основании их письменных запросов в соответствии с требованиями законодательства об информации, информатизации и защите информации, а также законодательства о защите персональных данных.
- Субъект персональных данных имеет право:
12.1. на ознакомление с политикой о видеонаблюдении, посетив официальный сайт государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека» или путём получения Положения от заведующих, в чьих отделениях ведется видеонаблюдение;
12.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных в государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека», содержащей:
- сведения о местонахождении государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека»;
- подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица в государственное учреждение «Минская районная центральная библиотека»;
- его персональные данные и источник их получения;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- иную информацию, предусмотренную законодательством;
12.3. получить от государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека» информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
12.4. обжаловать действия (бездействие) и решения государственного учреждения «Минская районная центральная библиотека», нарушающие его права при обработке персональных данных, в суд в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством.
- Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных, субъект персональных данных подает в государственное учреждение «Минская районная центральная библиотека» заявление в письменной форме (нарочно, почтой).
Такое заявление должно содержать:
- фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных;
- идентификационный номер или, при его отсутствии, номер и серию паспорта;
- адрес его места жительства (места пребывания);
- дату рождения субъекта персональных данных;
- изложение сути требований субъекта персональных данных;
- личную подпись субъекта персональных данных.
В связи с тем, что в государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека» видеонаблюдение не используется для уникальной идентификации лиц, изображенных на видеозаписи, а срок хранения видеозаписей составляет 40 дней, если иное не определено в части второй пункта 9 настоящего Положения, изложение сути требований субъекта персональных данных должно содержать дату и период времени записи изображения субъекта персональных данных. Период времени определяется в пределах часового интервала.
- За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных в государственном учреждении «Минская районная центральная библиотека», субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, в том числе направив сообщение на адрес электронной почты: mrcbibl@cu.bc.by.
Государственное учреждение «Минская районная центральная библиотека» не рассматривает заявления субъектов персональных данных, которые не соответствуют требованиям пункта 13 настоящего Положения, в том числе направленные иными способами (телефон, факс и т.п.).
Мы в соцсетях: